Personvernerklæring for Hitra kommune
Denne erklæringen gjør rede for hvordan tilsynet til personvern blir håndtert av Hitra kommune i forbindelse med innhenting av personopplysninger. Ved bruk av våre løsninger, ønsker vi at du skal føle deg trygg på at gjeldene lover blir fulgt. Håndtering av data vil til enhver tid være dokumentert etter gjeldende lovverk.
Personvernombud
Personvernombudet skal kontrollere overholdelsen av personvernlovgivningen og andre relevante regelverk med personvernbestemmelser, samt virksomhetens egne interne retningslinjer for personvern. Personvernombudet i Hitra kommune er Inge Gunnar Rusten Larsen. Du kan nå vårt personvernombud på følgende e-postadresse: Inge.Larsen@hitra.kommune.no eller ved å ringe 72 44 17 00.
Formålet med innsamling av personopplysninger
Hitra kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg. Dette gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.
Lov om behandling av personvern
Denne personvernerklæringen følger regelverket i personopplysningslov av 5.06.2018. Rådmannen i Hitra kommune er etter loven behandlingsansvarlig i Hitra kommune. Det daglige ansvaret for pliktene til den behandlingsansvarlige er lagt til kommunen sine enhetledere.
Lagring av opplysninger
Når du fyller ut skjema eller benytter deg av innloggede tjenester vil dine personopplysninger bli registrert av Hitra kommune. Informasjonen som blir sendt inn blir behandlet som fortrolig, med mindre du har gitt samtykke til noe annet. Opplysningene vil være tilgjengelige for saksbehandlende enhet i Hitra kommune og benyttes til sakens opprinnelige formål. Avsluttede saker vil være tilgjengelig i kommunens arkiv.
Dersom kommunen har behov for å henvise saken til et annet forvaltningsorgan, vil den personen det gjelder bli informert, og tillatelse vil bli etterspurt for eventuell overføring av opplysningene.
Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i systemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli utlevert til eksterne mottakere, som for eksempel NAV og Utdanningsdirektoratet.
Dataoverføring
Vi lagrer opplysninger om deg når du sender e-post direkte. E-posthenvendelsen mottas av vårt postmottak som tar stilling til om den skal journalføres eller ikke. Dersom den skal det, overføres den til vårt arkivsystem. Dersom den ikke skal journalføres, sendes den videre til relevant person slik at de kan ta kontakt med deg. Vi gjør deg oppmerksom på følgende: Henvendelser du sender direkte via e-post, sendes ikke kryptert. Vi oppfordrer deg derfor om ikke å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.
Rett til innsyn og rett til sletting av personopplysninger
Du har rett til innsyn i opplysningene du har sendt inn. Dersom du finner opplysningene unøyaktige eller ufullstendige, kan du i gitte situasjoner kreve å få opplysningene endret eller slettet.
Videreformidling
Vi skal ikke selge, bytte eller på en annen måte videreformidle informasjon av noen art om deg, til tredjepart uten at du samtykker til dette.