Postliste

Innsynsløsningen midlertidig ute av drift

Vi i Hitra kommune arbeider med våre elektroniske systemer som følge av kommunereformen/sammenslåingen mellom Hitra og Snillfjord kommune. Arbeidet med systemene, herunder sak- og arkivsystemet med tilhørende innsynsløsning, fører til at løsningen ikke vil være tilgjengelig inntil videre.

Hitra kommune avslutter sine arkiver for perioden 2007 – 2019

Grunnet journalføring i, og kvalitetssikring i arkivene, vil våre postlister i den nærmeste tiden være unormalt lange. Listene, som følge av arbeidet med arkivene, fylles opp med saker som ligger noe tilbake i tid.

Dersom det kommer innsynsbegjæringer i denne perioden, må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid enn normalt. Kommunen avslutter arkivene som følge av kommuneformen 2019 der Hitra kommune, juridisk sett, blir en ny kommune fra 01.01.2020.

Dokumentbestilling/innsynsbegjæring

Du kan bestille alle offentlige dokumenter. Dersom du kjenner saks- og dokumentnummer er det fint om du oppgir det når du bestiller.

Retten til innsyn i offentlige dokumenter er hjemlet i Offentleglova. Alle våre saksdokument vil være tilgjengelige for innsyn med mindre lov eller forskrift med hjemmel i lov er til hinder for å gi slikt innsyn.

Dokumentbestilling send e-post til: postmottak@hitra.kommune.no

Behandling av post i kommunen

All post som kommer inn til kommunen som er arkivverdig, blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem. Det samme gjelder utgående post. Som et resultat av registrert post får man såkalte postlister. En for utgående post og en for inngående post. Post kan være brev, søknader, søknadsskjemaer, spørsmål, e-post etc.

Post som inneholder personsensitivt innhold blir enten registrert i egne fagsystemer for dette eller registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemlet skjerming av opplysninger som er unntatt offentligheten.

Felles postmottak

Kommunen har felles postmottak for hele kommunen. Det finner du i rådhuset ved Servicetorget. Det betyr at dersom du leverer post i Servicetorget er det kort vei til innskanning og registrering i sak-/arkivsystemet.

Registrering, dato, saksbehandler og innskanning

Før posten registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet blir det påført dato for når posten er åpnet. I sak-/arkivsystemet påføres en saksbehandler som skal besvare/behandle posten eller ufordelt til riktig avdeling. Ufordelte saker blir behandlet i postmøter på avdelingene og påført saksbehandler.

Saksnummer

Dersom brevet/dokumentet/e-post omhandler en sak som har vært opprettet tidligere blir den registrert på denne. Dersom det er en helt ny sak blir det opprettet et nytt saksnummer. På denne måten vil alle inn- og utgående brev, dokumenter etc. som gjelder en bestemt sak være registrert på samme saksnummer.

Elektronisk arkiv

Hitra kommune har et elektronisk arkiv og det betyr at dersom et brev har kommet til postmottaket går det fra papirform til elektronisk form før det går videre til saksbehandlerne. Det betyr at brev og dokumenter «ikke blir borte på veien» etter at de først er registrert i sak-/arkivsystemet.

God oversikt

Når man har et fullelektronisk arkiv og registrerer post på den måten som Hitra kommune gjør, kan man enkelt se når kommunen har fått et brev/sak og når brevet/saken er besvart/behandlet.