Postliste

I løsningen får du tilgang til:

• Kommunens postliste med direkte tilgang til de siste 500 postene som har kommet inn. Du kan også søke etter dokumenter for de 6 siste månedene ved å trykke på «Flere valg» og angi periode.
• Kommunens oversikt over politiske utvalg med møtedokumenter og protokoller tilbake til 2011.

Dokumentbestilling/innsynsbegjæring

Du kan bestille alle offentlige dokumenter. Dersom du kjenner saks- og dokumentnummer er det fint om du oppgir det når du bestiller.

Retten til innsyn i offentlige dokumenter er hjemlet i Offentleglova. Alle våre saksdokument vil være tilgjengelige for innsyn med mindre lov eller forskrift med hjemmel i lov er til hinder for å gi slikt innsyn.

Dokumentbestilling send e-post til: postmottak@hitra.kommune.no, eller via eget skjema (grønn knapp med teksten «Bestill innsyn via skjema») når du finner den aktuelle saken i postlista, og åpner denne.

Behandling av post i kommunen

All post som kommer inn til kommunen som er arkivverdig, blir registrert i kommunens sak-/arkivsystem. Det samme gjelder utgående post. Som et resultat av registrert post får man en såkalt postliste. Dette er en liste/journal over inngående og utgående post til/fra Hitra kommune. Post kan være brev, søknader, søknadsskjemaer, spørsmål, e-post etc.

Post som inneholder personsensitivt innhold blir enten registrert i egne fagsystemer for dette eller registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemlet skjerming av opplysninger som er unntatt offentligheten.

Felles postmottak

Kommunen har felles postmottak for hele kommunen. Det finner du i rådhuset ved Servicetorget. Det betyr at dersom du leverer post i Servicetorget er det kort vei til innskanning og registrering i sak-/arkivsystemet eller fagsystem.

Registrering, dato, saksbehandler og innskanning

Før posten registreres og skannes inn i sak-/arkivsystemet blir det påført dato for når posten er åpnet. I sak-/arkivsystemet/fagsystemet påføres en saksbehandler som skal besvare/behandle posten eller fordele til riktig avdeling/saksbehandler.

Saksnummer

Dersom brevet/dokumentet/e-post omhandler en sak som har vært opprettet tidligere blir den registrert på denne. Dersom det er en helt ny sak blir det opprettet et nytt saksnummer. På denne måten vil alle inn- og utgående brev, dokumenter etc. som gjelder en bestemt sak være registrert på samme saksnummer.

Elektronisk arkiv

Hitra kommune har et elektronisk arkiv og det betyr at dersom et brev har kommet til postmottaket går det fra papirform til elektronisk form før det går videre til saksbehandlerne. Det betyr at brev og dokumenter “ikke blir borte på veien” etter at de først er registrert i sak-/arkivsystemet.

God oversikt

Når man har et fullelektronisk arkiv og registrerer post på den måten som Hitra kommune gjør, kan man enkelt se når kommunen har fått et brev/sak og når brevet/saken er besvart/behandlet.